В настоящее время в большинстве российских компаний регламентирующие документы принято утверждать и хранить в бумажной форме. При таком подходе к регламентации исключительно сложно оперативно поддерживать актуальность регламентной базы, вносить изменения в связанные между собой документы, уведомлять пользователей об изменениях. Бумажная гора становится все больше. Регламенты быстро устаревают. Сотрудники не исполняют требования и т.п. Использование систем электронного документооборота (СЭД) улучшает ситуацию, но не кардинально. Хранение скан-копий регламентов в виде pdf-файлов не решает задачи быстрой актуализации множества связанных между собой документов.
Если ли выход из данной ситуации? Какие возможности предоставляют современные программные продукты? Что ждет нас в будущем? В статье Владимира Репина предпринята попытка ответить на эти вопросы. Основная идея статьи – использование web-решения в рамках средства моделирования для создания базы знаний по бизнес-процессам в масштабах компании.
Бумажные горы
«Какова трудоемкость описания и регламентации одного бизнес-процесса»? Этот вполне конкретный вопрос часто задают руководители, отвечающие за организационное развитие. Им нужно знать, сколько бизнес-аналитиков привлечь. Очевидно, что нужен какой-то норматив для обоснования численности сотрудников.
Для определения трудоемкости удобно ввести понятие «нормо-процесса». Такой нормо-процесс представляет собой схему на листе формата А4, содержащую от 8 до 12 операций (иногда – больше). Графическое описание нормо-процесса, ввод нужных данных в систему моделирования (текстовое описание операций, описание входов/выходов и событий, формы документов, цели и показатели, методы контроля и т.п.) плюс время на согласование вместе составляют около 4-5 полных рабочих дней работы одного бизнес-аналитика.
Представим себе, что нам нужно полностью регламентировать процессы сбыта крупной компании (3000 человек). Потребуется описать, как минимум, 60-80 нормо-процессов. Такая работа потребует около 400 рабочих дней. Один бизнес-аналитик будет выполнять ее почти 2 года. Очевидно, что нужно выделить больший ресурс. Так обычно и поступают руководители компаний, которые поверили в регламентацию процессов и предприняли активные действия по ихразработке и внедрению. В отдел орг. развития приглашают 4-5 специалистов. Пять специалистов смогут детально описать и регламентировать весь сбыт примерно за 4 месяца. Будет создано большое количество регламентов, которые после утверждения будут доведены до сотрудников сбыта.
Но жизнь не стоит на месте. Внутри и вне компании постоянно все меняется. Необходимо вносить изменения в регламенты, которые уже созданы. Причем изменения в одном регламенте (процессе), как правило, затрагивают и многие другие. Так же возникают изменения в структурных нормативных документах: в должностных инструкциях, положениях о подразделениях. Для поддержки уже существующей регламентной базы необходимо взять еще 2-3 бизнес-аналитиков.Растет бумажная гора регламентов. Растет численность штата бизнес-аналитиков. Растут расходы, а эффективность бизнес-процессов не повышается.
В чем же причина данной проблемы? Что является узким местом? Если бы узким местом было количество бизнес-аналитиков, работающих в компании, то простым увеличением их числа проблема была бы решена. Но это не так. Массив информации по бизнес-процессам становится настолько сложным, что даже 10 человек не могут быстро и эффективно вносить в него изменения. Что же делать? Отказаться от описания и регламентации совсем?! Нет. Надо искать причины проблем в используемой в компании технологии работы с регламентирующими документами. Рассмотрим 3 существующих технологических подхода к регламентации, представленные в следующей таблице.
Технология I. Традиционное решение
Традиционное решение (I) предполагает использование среды моделирования только для описания процессов и выгрузки регламентирующих документов. Выгруженный в файл MS Word регламент может быть отправлен нескольким сотрудникам по e-mail для получения замечаний. Полученные замечания вносятся в среду моделирования. Затем выгружается следующая версия файла с регламентом и так далее. После внесения всех замечаний, распечатывается бумажная версия регламента. Далее на бумажном документе собирают согласующие подписи (т.е. в каком-то смысле дублируют при этом предыдущую работу по согласованию). Обратим внимание на тот факт, что сбор подписей на бумажных оригиналах нормативно-методических документов является неотъемлемой чертой корпоративной культуры большинства российских компаний. Далее документ утверждается и в бумажной форме помещается в архив нормативно-методических документов компании.
Технология II. Использование СЭД
При использовании СЭД ситуация очень похожа на предыдущую. Разница в том, что согласование проектов регламентов осуществляется в электронной форме в рамках СЭД (система электронного документооборота). Утверждается регламент так же в СЭД, в т.ч. с использованием ЭЦП (электронная цифровая подпись). Далее регламент в электронном виде помещается, например, в защищенное файловое хранилище. Естественно, на каждый регламент есть своя регистрационно-контрольная карточка, показывающая его историю (в т.ч. версии, дату утверждения и проч.). За счет наличия в СЭД развитых средств поиска сотрудники могут достаточно быстро находить нужные им регламенты. Однако, проблема быстрого изменения связанной группы нормативно-методических документов остается неизменной, то есть внедрение СЭД не позволят решить эту проблему.
Технология III. Web-портал
При использовании web-портала среды моделирования ситуация радикально меняется. Во-первых, нет необходимости формировать какие-либо регламентирующие документы в виде файлов MS Word. Вся информация о процессе представлена на web-портале, причем в интерактивном виде: графическая схема, ответственные сотрудники, требования к выполнению процесса, описание используемых ресурсов, цели и показатели и т.п. Все процессы связаны между собой – можно легко перемещаться от одного процесса к другому, просматривать требования к ресурсам и т.д. Согласование требований к процессу может осуществляться прямо на web-портале, причем с использованием ЭЦП (без необходимости установки СЭД).
Согласованная, утвержденная в электронном виде и размещенная на web-портале информация считается нормативной.
Последнее утверждение в корне меняет подход к регламентации бизнес-процессов в компании. Зачем создавать горы бумажных или электронных (в файловых хранилищах СЭД) регламентов? У каждого сотрудника сегодня есть РС, планшет или смартфон. При необходимости, он обращается к web-порталу компании и практически мгновенно находит нужную ему информацию нормативно-методического характера. Такой подход является в достаточной степени революционным. Для его внедрения нужно твердое желание руководства компании. Кроме того, ограничивающим фактором являются возможности среды моделирования. В следующем разделе мы рассмотрим, какие возможности предлагают современные системы моделирования в области создания и использования web-портала.
Сравнительный анализ различных программных продуктов для моделирования бизнес-процессов
Для сравнения мы выбрали лучшие среды моделирования бизнес-процессов: Business Studio 4.0, ARIS 9, Casewise и iGrafx 2013. В следующей таблице 2 представлены их функциональные характеристики с точки зрения работы web-портала.
Таблица 2. Сравнение функциональных возможностей
различных сред моделирования бизнес-процессов в части web-портала.
| № | Направление для сравнения | Business Studio 4.0 | ARIS 9 | Casewise | iGrafx 2013 |
| 1 | Платформа web-портала | MySQL, PHP, поддерживается любой web-сервер (Apache, IIS, и т.д.) | HTML5, Использование IIS, выгрузка данных из MS SQL \ Oracle | Выгрузка данных из SQL Server. Использование IIS, dll Windows, HTML 5 | Выгрузка данных из SQL Server. Использование IIS, dll Windows, HTML 5 |
| 2 | Организация прав доступа к информации на web-портале | Авторизация при входе на портал. Использование Active directory или встроенной авторизации. Ролевое и прямое управление правами доступа до уровня отдельного объекта. | Авторизация при входе на портал, управление доступом до уровня объекта, Использование Active Directory | Авторизация при входе на портал. Ролевое управление правами доступа до уровня отдельного объекта.. | Авторизация при входе на портал. Использование Active directory |
| 3 | Количество компонент, устанавливаемых для полнофункциональной работы | 4(Business Studio, Business Studio Portal Server, ,MySQL, Apache) | 3 (ARIS Connect Server) | 2 Corporate Modeler + Risk Management | 2 (iGrafx Process for Enterprise Modeling, iGrafx Process Central) |
| 4 | Сложность настройки | Средне | Средне | Просто | Просто |
| 5 | Механизм обновления информации на web-портале | По расписанию автоматически. По команде пользователя: целиком или отдельные страницы | Автоматически, по расписанию, по команде пользователя | Автоматически | Автоматически |
| 6 | Скорость обновления всей информации на web-портале | Относительно медленно* | Быстро | Не быстро | Быстро |
| 7 | Возможность настройки формата отчетов портала | Полная | Полная | Нет информации | Нет информации |
| 8 | Интерактивность графических схем бизнес-процессов на web-портале | Да | Да | Да | Да |
| 9 | Возможность согласования и утверждения требований к процессам на web-портале | Нет. Только возможность обмена мнениями | Да, полный цикл согласования и возможность обмена мнениями | Да. Полный цикл согласования | Да. Полный цикл согласования |
| 10 | Использование ЭЦП для утверждения требований к процессам на web-портале | Нет | Нет | Нет | Да |
| 11 | Полнотекстовый поиск информации на портале | Да | Да | Да | Да |
| 12 | Возможность ввода плановых и фактических значений показателей через web-портал | Да | Да | Да В портал встроена система управления рисками | Нет информации |
| 13 | Возможность вывода цифровой информации и графиков по показателям процессов | Да. Простой, ограниченный функционал | Да, возможность построения отчетов по процессам и внешней информации | Только в рамках Управления рисками | Да, качественное решение на уровне BI (в версии iGrafx Process Modeler) |
| 14 | Особенности решения | Наличие персональной web-страницы сотрудника | Поддержка Интерфейса социальных сетей в части разработки и согласования моделей | Полнофункциональная web реализация стандартного клиент-серверного решения + web реализация системы управления рисками.. | Интерактивные графики показателей (в части BI-решения) |
| 15 | Необходимость дополнительной оплаты web-решения | Приобретается как отдельный модуль BS Portal | Да | Да | Встроено (начиная с версии iGrafx Process for Enterprise Modeling) |
* Это компенсируется тем, что еще необновленные страницы обновляются в первую очередь при запросе их пользователем.
Как видно из таблицы 2, современные среды моделирования очень похожи с точки зрения возможностей представления и работы с информацией на web-портале. Однако, есть и различия, которые могут сыграть свою роль при выборе соответствующей системы. Если руководством компании принято решение сделать ставку на безбумажную технологию регламентации процессов на web-портале, то нужно выбирать систему, обеспечивающую наиболее легкую и удобную работу сотрудников организации именно с web-порталом.
Ключевыми требованиями при выборе web-решения могут быть:
• простота и скорость размещения информации на web-портале;
• возможность автоматического обновления информации;
• возможность автоматической интеграции с другими базами данных (учетные системы, ERP) для автоматического вывода на портал информации по плановым и фактическим значениям показателей по бизнес-процессам;
• возможность согласования контента на web-портале с использованием ЭЦП.
Выводы
Современный мир быстро меняется. Эти изменения влияют на организацию очень сильно. Невозможно на долго закрепить регламентами бизнес-процессы, которые должны гибко и оперативно подстраиваться под изменяющуюся ситуацию. Российским компаниям еще предстоит переход от бумажной технологии регламентации к простой, удобной и эффективной технологии регламентации деятельности через web-порталы, содержащие знания по выполняемым бизнес-процессам, требования к ресурсам, целям и показателям для управления.
В.В. Репин, к.т.н., доцент, консультант по управлению.
Июнь 2013 г.