Фреймворк управления внутренними нормативно-методическими документами компании

В статье Владимира Репина представлен Фреймворк Системы стандартизации бизнес-процессов компании. В него включены все процессы, которые необходимы компании для управления внутренними нормативно-методическими документами (регламенты, положения, инструкции) в рамках всего жизненного цикла: планирование, разработка и внедрение регламентов, обучение и аттестация, актуализация, контроль использования, отмена.

Цели создания Фреймворка

Вашему вниманию предлагается Фреймворк Системы стандартизации бизнес-процессов компании. В 2015 году я издал книгу «Бизнес по правилам: регламенты должны работать». Она и сейчас продается в издательстве «Инфра-М». В рамках данной книги была предложена архитектура Системы стандартизации бизнес-процессов и разработана методика оценки зрелости такой системы. Информация, представленная в книге, продолжает, на мой взгляд, оставаться достаточно актуальной и полезной. Тем не менее, настало время несколько обновить процессный Фреймворк. C одной стороны, целесообразно было упростить некоторые процессы, с другой – сделать модели процессов в нотации BPMN в большей степени ориентированными на автоматизацию. В данной статье представлен результат переработки Фреймворка с учетом указанных аспектов.

Общая модель Системы стандартизации бизнес-процессов (ССБП)

На рис. 1 представлена общая модель (Фреймворк) Системы стандартизации бизнес-процессов (ССБП) компании.

Модель выполнена в нотации IDEF0 и включает десять процессов, связанных между собой потоками информации и документов в единую систему.

Процесс «Контроль исполнения ВНМД руководителями» можно было бы показать как типовой в другой части архитектуры процессов организации. Но я принял решение представить его как часть системы стандартизации бизнес-процессов, поскольку это очень важно с содержательной точки зрения – линейные руководители должны обязательно и регулярно контролировать исполнение требований регламентов.

Качественные модели процессов являются основой для регламентации. Деятельность по описанию и анализу бизнес-процессов вынесена за рамки рассматриваемого Фреймворка (будет подготовлена отдельная модель).

Принцип построения Фреймворка ССБП – жизненный цикл внутренних нормативно-методических документов компании (регламенты, положения, инструкции): от разработки и ввода в действие, до анализа использования и отмены ВНМД. Не нужно путать ВНМД с планово-отчетными и организационно-распорядительными документами. Для управления документами указанных типов нужны другие бизнес-процессы. Они не входят в рассматриваемый Фреймворк.

Рис. 1. Система стандартизации бизнес-процессов компании. Фреймворк.

1. Управление регламентацией процессов

На рис. 2 представлена схема процесса «Управление регламентацией процессов». На ней представлен контур управления ССБП: ежегодный и ежемесячный.

Участниками процесса являются Руководитель Процессного офиса, Бизнес-аналитик Процессного офиса, Процессный комитет. Если в вашей организации нет таких субъектов, то нужно будет решить, кто будет выполнять процессы ССБП.

На схеме процесса используется документ «План/отчет РАО ВНМД». Это сокращение. Полное название документа может, например, звучать так: «План/Отчет по разработке, актуализации, отмене и обучению по внутренним нормативно-методическим документам организации». Это рабочий документ Процессного офиса. В нем представлена информация о том, какие ВНМД нужно будет разработать, актуализировать, отменить и прочее.

План может создаваться на год по месяцам с последующей ежемесячной корректировкой. Форма плана – файл в MS Excel. Документ может включать в себя одновременно плановую и фактическую информацию.

Для корректной работы по планированию Процессному офису нужны соответствующие нормативы. Например, работа по созданию одноуровневого регламента бизнес-процесса на основе уже готовой и согласованной графической схемы в нотации BPMN может занять от 8 до 32 часов в зависимости от структуры регламента (простая или сложная). Например, создание регламента, включающего схему, текстовое описание, цели и показатели, требования к ресурсам, описание действий в случае отклонений, риски, контрольные процедуры может занять 24-32 часа рабочего времени Бизнес-аналитика Процессного офиса (без учета времени сотрудников подразделений, принимающих в этом участие).

Если у вас есть возможность, то целесообразно автоматизировать планирование и отчетность в специализированной системе.

Ежеквартально, 25 декабря (это условная дата) Руководитель Процессного офиса проводит анализ исполнения Плана РАО. Кроме того, он обязательно использует такие документы, как: «Отчет по оценке использования ВНМД» и «Отчет по аттестации по ВНМД». Информация из этих документов необходима для определения бизнес-процессов, по которым срочно нужна актуализация, обучение, аттестация и другие мероприятия. Формируется План РАО на следующий год по месяцам.

Проект Плана рассматривается и утверждается на Процессном комитете. Если у вас нет Процессного комитета, то его роль могут играть Комитет по ИСМ, Совет директоров или просто ЕИО (Генеральный директор).

Далее ежемесячно, например, 20 числа каждого месяца, Бизнес-аналитик Процессного офиса выполняет анализ исполнения Плана РАО на месяц и готовит соответствующий Отчет.

Руководитель Процессного офиса анализирует Отчет по исполнению плана, определяет причины отклонений и возможные корректирующие действия.

В случае необходимости он выполняет корректировку Плана РАО. В этом случае проект Плана РАО с корректировками передается на рассмотрение и утверждение на Процессом комитете. Далее цикл продолжается.

Рис. 2. Управление регламентацией процессов

2. Разработка/корректировка ВНМД

На рис. 3 представлена схема процесса «Разработка/корректировка ВНМД». Участники процесса показаны при помощи ролей: «Разработчик ВНМД», «Руководители, согласующие ВНМД», «Бизнес-аналитик».

Разработчик ВНМД приступает к разработке в соответствии с Планом. В зависимости от ситуации, могут использоваться следующие документы: 1) модель (модели) бизнес-процесса в нотации BPMN (согласованная); 2) текущая версия ВНМД; 3) предложения по корректировке/дополнению ВНМД, накопленные в базе знаний, в том числе – предложения сотрудников.

В рамках рассматриваемого Фреймворка формирование проекта ВНМД осуществляется в Business Studio путем заполнения необходимых атрибутов модели: текстового описания задач процесса, привязки целей и показателей, определения методов контроля, привязки форм рабочих документов и т.п. После подготовки проекта ВНМД, разработчик, в качестве самоконтроля, проверяет документ с использованием чек-листа. Если по ходу работы выясняется, что необходимо изменить схему процесса, инициируется процесс «Описание процесса в нотации BPMN».

Далее запускается процесс согласования проекта ВНМД. В нем участвуют руководители организации, в том числе обязательно руководители подразделений-участников процесса, руководители, которые будут применять ВНМД в своей работе. Для определения их состава используется бизнес-правило определения согласовантов. Это нужно для того, чтобы состав участников можно было изменять в зависимости от типа ВНМД и уровня управления. Например, для регламента масштаба всей компании используется один перечень согласовантов, а для простой инструкции – другой. Бизнес-правило может быть сформировано в виде матрицы ответственности и включено в Стандарт управления ВНМД компании (этот документ обязательно должен быть создан в рамках ССБП).

Процесс согласования ВНМД желательно делать параллельным. Так же важно предусмотреть ответственность согласовантов за сроки и качество согласования (например, четкость и конструктивность формулировок, отсутствие замечаний на свои же предыдущие замечания и прочее).

Процесс согласования может быть разработан для компании в целом и использован на схеме в качестве типового (процесс-ссылка в Business Studio).

После согласования проекта ВНМД разработчик передает его на верификацию, которую проводит Бизнес-аналитик Процессного офиса с использованием чек-листа. По итогам верификации проект документа может быть отправлен на корректировку и повторное согласование. Если замечания носят технический характер, то разработчик может их внести и отправить проект ВНМД на повторную верификацию Бизнес-аналитику.

В случае, если регламент создан для нового, еще на запущенного в эксплуатацию бизнес-процесса, может потребоваться его валидация. Она проводится по соответствующей методике. Ответственным за валидацию проекта регламента является Разработчик ВНМД (или владелец процесса). В случае, если верификация/валидация успешно пройдена, разработчик ВНМД получает уведомление. Верифицированные проект ВНМД помещается на сервер компании со статусом «Согласован». Далее запускается процесс «Ввод ВНМД в действие».

Рис. 3. Разработка/корректировка ВНМД.

3. Ввод ВНМД в действие

На рис. 4 показана схема процесса «Ввод ВНМД в действие». Разработчик ВНМД запрашивает у Бизнес-аналитика код ВНМД. Бизнес-аналитик присваивает ВНМД код в соответствии с утвержденными правилами и вносит проект ВНМД в Реестр ВНМД.

Разработчик ВНМД готовит проект приказа о вводе ВНМД в действие и, в качестве приложения к нему, — План внедрения ВНМД.

Здесь нужно сделать небольшое отступление. Как вы думаете, когда руководитель ставит свою подпись «Утверждаю» на проекте регламента, это магическое действие? Любое магическое действие должно приводить к мгновенному исполнению задуманного (это – шутка). Когда новый ВНМД утверждается, означает ли это, что его требования начинают мгновенно и правильно выполнять сотрудники организации? Конечно, нет. Прежде всего, они должны узнать о том, что новый документ введен в действие. Затем ознакомиться с ним. Понять требования и научиться их исполнять. Это даже вопрос не одного дня, а целого переходного периода. Не говоря уже о том, что необходим контроль исполнения требований нового регламента со стороны руководителей. Именно поэтому внедрение ВНМД – это не только утверждение соответствующего документа, это – целый процесс, который должен быть запланирован и выполнен в организации. Для этого создается План внедрения ВНМД.

Этот документ может содержать следующую информацию: 1) перечень лиц для ознакомления с ВНМД; 2) план по обучения/инструктажу сотрудников по ВНМД; 3) контрольные действия на переходном этапе (кто, когда и как будет контролировать исполнение требований нового регламента); 4) создание «горячей линии» для ответа на вопросы сотрудников по новому документу; 5) сбор обратной связи (оценку) по новому ВНМД от руководителей и сотрудников и прочее.

Внутренние НДМ организации можно условно разбить на две большие группы: процессные (регламенты, инструкции) и структурные (положения, должностные и рабочие инструкции). За их внедрение отвечают различные руководители. За процессные – владельцы процессов. За структурные – руководители подразделений. Это разделение показано на рис. 4. Если у руководителей есть замечания, то проект приказа и план внедрения ВНМД могут быть скорректированы.

Если замечаний нет, то комплект документов передается на утверждение. Комплект включает: 1) согласованный проект ВНМД; 2) проект приказа в вводе ВНМД в действие; 3) План ввода ВНМД в действие.

Выбор руководителя, утверждающего НМД, так же выполняется на основе бизнес-правила, установленного в Стандарте управления ВНМД организации. Руководитель подписывает ВНМД (возможно, в электронном виде с ЭЦП), приказ о вводе в действие, План внедрения ВНМД.
Разработчик ВНМД получает утвержденные документы и инициирует процесс «Размещение ВНМД в архиве, на портале и уведомление о статусе». Вообще говоря, можно было бы сделать все на одной схеме, но я решил спроектировать эти процессы раздельно.

Далее владелец процесса/руководитель подразделения организует выполнение плана внедрения ВНМД.

Рис. 4. Ввод ВНМД в действие.

4. Размещение ВНМД в архиве, на портале и уведомление о статусе

На рис. 5 представлена схема процесса «Размещение ВНМД в архиве, на портале и уведомление о статусе». Выполняет процесс Бизнес-аналитик Процессного офиса.
На схеме показаны два стартовые события: «ВНМД утвержден» и «ВНМД отменен». Далее представлены два разных потока работы.

В случае, когда ВНМД утвержден, Бизнес-аналитик:

  1. изменяет статус ВНМД в Реестре ВНМД;
  2. сканирует ВНМД и помещает оригинал ВНМД в архив документов компании;
  3. размещает ВНМД в базе Business Studio (публикация на портале BS Portal выполняется автоматически по расписанию);
  4. выполняет рассылку уведомлений в вводе ВНМД в действие (например, по e-mail).

Предполагается, что в компании используется внутренний web-портал, на котором размещается информация по бизнес-процессам: архитектура процессов, модели процессов, регламенты, инструкции, формы документов и другая информация. Каждый введенный в действие ВНМД должен размещаться на этом портале в соответствующем разделе.

В случае, когда ВНМД отменен, Бизнес-аналитик:

  1. изменяет статус ВНМД в Реестре ВНМД;
  2. удаляет ВНМД из Business Studio;
  3. помещает оригинал ВНМД в архив отмененных документов;
  4. утилизирует оригинал ВНМД (при необходимости);
  5. выполняет рассылку уведомлений об отмене ВНМД (например, по e-mail).

Особенностью рассматриваемого процесса является использование:
• Реестра ВНМД;
• внутреннего портала (базы знаний компании по бизнес-процессам);
• бумажного архива ВНМД.

Ответственность за ведение бумажного архива ВНМД может быть возложена на Процессный офис компании (на практике часто так и делают).

Уведомление сотрудников в вводе ВНМД в действие (или отмене) является весьма важной задачей. Этот процесс доведения информации должен быть четко проработан. В идеальном варианте, сотрудники должны подтверждать свое ознакомление с этой информацией.

Отмена ВНМД так же является важной для того, чтобы исключить использование сотрудниками устаревших версий документов, что ведет к рискам некорректных действий, потерь, неудовлетворенности внутренних и внешних потребителей и проч.

Рис. 5. Размещение ВНМД в архиве, на портале и уведомление о статусе.

5. Выдача учтенных копий ВНМД

На рис. 6 показана схема процесса «Выдача учтенных копий ВНМД». В настоящее время одной из целей цифровизации компаний является снижение доли бумажных документов. Тем не менее, в некоторых случаях бумажные копии утвержденных ВНМД могут понадобиться в практической работе.

Процесс может запускаться двумя событиями. В случае, если возникает событие «Поступил запрос на выдачу копии ВНМД», Бизнес-аналитик Процессного офиса фиксирует информацию о выдаче учтенной копии ВНМД в Реестре, распечатывает документ, ставит штамп «Копия» (некоторые компании печатали на бумаге другого цвета), передает копию сотруднику.

Рис. 6. Выдача учтенных копий ВНМД

В случае, если ВНМД отменен, Бизнес-аналитик делает отметку об отмене ВНМД в Реестре и уведомляет сотрудников, использующих копии данного документа. Сотрудники обязаны изъять и утилизировать копии ВНМД (данная задача не включена в рассматриваемый процесс).

6. Контроль необходимости актуализации ВНМД

На рис. 7 представлена схема процесса «Контроль необходимости актуализации ВНМД». Как правило, ответственного за актуализацию ВНМД и плановую дату актуализации фиксируют в Реестре и/или в карточке ВНМД в Business Studio. Но наличие ответственного сотрудника и плановой даты совершенно не означает, что этот сотрудник инициирует процесс в установленный срок. Практика показывает, что таким сотрудникам весьма нужны напоминания и, так сказать, еще некоторые сопутствующие действия. Поэтому рассматриваемый процесс необходим в общей системе процессов ССБП компании.

Ежемесячно, 15 числа месяца Бизнес-аналитик Процессного офиса отправляет напоминания сотрудникам, ответственным за актуализацию ВНМД (не всем, а только тем, у которых подходит плановый срок актуализации). Задачу напоминания, кстати, целесообразно автоматизировать (например, в BPMS).

Ответственные за актуализацию предоставляют отчеты о статусе (нужна/не нужна) актуализации и планируемых датах ее начала.

Бизнес-аналитик фиксирует полученную информацию в Реестре для возможности последующего контроля. Если ответственный не ответил в течение 3-х рабочих дней, Бизнес-аналитик уведомляет соответствующего руководителя. Тот, в свою очередь, на ручном управлении предпринимает определенные действия. Далее процесс повторяется с задачи 3.

Рис. 7. Контроль необходимости актуализации ВНМД.

7. Отмена ВНМД

Следующий процесс Фреймворка (рис. 8) – это «Отмена ВНМД». В случае, если необходимо отменить ВНМД, Бизнес-аналитик подготавливает проект приказа об отмене действия ВНМД. Руководитель, утверждающий ВНМД, утверждает приказ. Бизнес-аналитик помещает приказ об от мене ВНМД на сервер.

В многих компаниях функция ведения реестра организационно-распорядительных документов возложена на канцелярию (подразделение документооборота, ресепшн, помощника руководителя и т.п.). В этом случае схему процесса нужно будет скорректировать.

Рис. 8. Отмена ВНМД.

8. Анализ использования ВНМД

На рис. 9 показана схема процесса «Анализ использования ВНМД». К сожалению, системно анализ использования ВНМД в компаниях, как правило, не ведется. Поэтому обратите на рассматриваемый процесс особенное внимание.

Один раз в полгода (или ежегодно) Бизнес-аналитик последовательно выполняет следующие задачи:

  • проводит анкетирование сотрудников по ВНМД для выявления их актуальности и практической полезности;
  • анализирует статистику использования ВНМД на внутреннем web-портале (сколько раз смотрели документы, как долго и т.п.);
  • выполняет анализ результатов аудитов в части несоответствий по ВНМД;
  • выполняет анализ предложений сотрудников по улучшениям ВНМД (поданных, внедренных).
Рис. 9. Анализ использования ВНМД.

После этого Бизнес-аналитик формирует Отчет по использованию ВНМД и предоставляет его руководителю Процессного офиса. После того, как Руководитель согласует Отчет, Бизнес-аналитик помещает его в базу знаний компании.

Отчет используется для планирования работы с ВНМД в рамках процесса «Управление регламентацией процессов».

9. Обучение и аттестация по ВНМД

На рис. 10 показана схема процесса «Обучение и аттестация по ВНМД». Обучение и аттестация сотрудников компании – это штатная функция подразделения по работе с персоналом (HR). Но в данном случае речь идет о довольно специфической аттестации – проверки знаний сотрудниками требований ВНМД. Готовить вопросы к аттестации и контролировать ее проведение должны специалисты, профессионально занимающиеся разработкой, контролем качества, вводом в действие и аудитом исполнения требований регламентов. Но это и есть сотрудники Процессного офиса – Бизнес-аналитики. Поэтому организацию и проведение аттестации на знание ВНМД должны, на мой взгляд, делать именно они.

Ежемесячно, в соответствии с Планом обучения и аттестации по ВНМД (может разрабатываться и утверждаться раз в год с ежеквартальной корректировкой) Бизнес-аналитик уведомляет руководителей соответствующих подразделений.

Далее он готовит/корректирует вопросы для аттестации. Для этого используется Методика подготовки вопросов и действующие ВНМД.

Технически вопросы для аттестации могут быть занесены в соответствующие атрибуты процессов (и других объектов) в базе данных Business Studio.

Затем Бизнес-аналитик готовит формы для аттестации, например, на внутреннем портале компании или с использованием сервиса Яндекс-формы.

При необходимости, на схему процесса рис. 10 можно добавить задачу согласования форм с Руководителем Процессного офиса и специалистом HR.

В назначенное время сотрудники отвечают на вопросы с использованием соответствующих форм опросов (тестов).
Бизнес-аналитик анализирует результаты прохождения аттестации, подводит итоги и делает выводы о необходимости проведения дополнительного обучения (инструктажа) сотрудников по ВНМД. Так же могут быть сделаны выводы о необходимости корректировки самих ВНМД.

Информация по итогам аттестации предоставляется сотрудникам и руководителям подразделений
Бизнес-аналитик помещает результаты аттестации в архив (базу знаний). В случае, если необходимо дополнительное обучение, то Бизнес-аналитик ставит задачу разработчикам ВНМД на проведение обучения.

После проведения соответствующего обучения разработчики ВНМД уведомляют Бизнес-аналитика и руководителей подразделений о проведенном обучении.

Рис. 10. Обучение и аттестация по ВНМД.

10. Контроль исполнения ВНМД руководителями

Процесс «Контроль исполнения ВНМД руководителями» представлен на рис. 11. Как я говорил выше, это типовой процесс, который должен регулярно выполнять каждый руководитель организации в зоне своей ответственности.
Процесс запускается периодически – еженедельно, раз в 2 недели (для простоты на схеме показан старт неопределенного типа). Руководитель определяет дату и время контроля исполнения требований. Важно, что сотрудники об этом не уведомляются.

В назначенное время руководитель проверяет исполнение требований регламентов по бизнес-процессам, за которые он отвечает (полностью или частично). При этом используются разработанные ранее контрольные процедуры.

По итогам проведения контроля его результаты (факт, причины, предложения) фиксируются в журнале контроля ВНМД (в электронном виде).

Далее, при необходимости, руководитель принимает решения и проводит работу с сотрудниками, допустившими нарушения требований регламентов.

Рис. 11. Контроль исполнения ВНМД руководителями.

На рис. 12 представлена схема, показывающая отличия между двумя типами контрольных процедур, которые можно использовать в процессе:

  1. контроль, встроенный в процесс;
  2. контроль «над процессом». Контроль, встроенный в процесс, обладает следующими особенностями:
    • он сплошной (то есть выполняется в каждом экземпляре процесса);
    • возникают риски увеличения сроков выполнения процесса, роста потерь, снижения качества (при неправильно организованном контроле).

Контроль «над процессом»:
• выборочный (выполняется только для некоторых экземпляров процесса);
• не создает узкое место в процессе;
• не приводит к росту затрат (незначительные затраты);
• положительно влияет на снижение рисков при выполнении процесса и повышение качества его результатов.

Рис. 12. Виды контроля исполнения требований регламентов.

Контроль исполнения требований регламентов, который выполняет руководитель подразделения, относится в контролю «над процессом».

При создании/корректировке ВНМД соответствующие контрольные процедуры должны быть разработаны и включены в текст документа. Технически, в Business Studio контрольные процедуры могут создаваться отдельно от схемы процесса (вплоть до создания отдельного класса, разработки схем и т.п.). Важно, чтобы у руководителя был такой инструмент, и он его эффективно использовал.

Таблица сравнительного анализа

После описания Фреймворка в рамках данной статьи мне пришла мысль, что будет очень полезным сравнить предлагаемые в нем процессы и решения с практикой передовых российских компаний. Мои коллеги любезно согласились провести небольшой сравнительный анализ, рассказать об особенностях применяемых процессов и решений, отметить наиболее важные моменты.

Андрей Краснобаев, Директор по качеству СТД «Петрович», практик в области организационного развития.

Вячеслав Гончаров, Начальник управления технологического сопровождения АО «Концерн «Уралвагонзавод».

Наталья Косарева, Руководитель компании. Эксперт в области организационного развития. Эксперт в области аудита производственных систем. Организатор Кубка Гастева. Член ABPMP Russian Chapter

Юрий Федосеев, Начальник отдела оптимизации бизнес-процессов и стандартизации ООО «ИНК».

ПроцессСТД «Петрович», розничная и оптовая торговляАО «Концерн «Уралвагонзавод», производствоBSS, сервисООО «Иркутская нефтяная компания», добыча, производство
1Управление регламентацией процессовВ компании существует документ, определяющий порядок управления регламентацией бизнес-процессов и прочих ВНМДЕсть 3 разных контура управления нормативно-методической документацией и, соответственно, регламентацией процессов: 1 – регламентация в области технологии производства, включая входную и выходную складскую и транспортную логистику. Отдельно разграничивается для гражданской продукции и спецтехники; 2 – документация системы менеджмента качества, составляемая для соответствия требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р ИСО 14000, ГОСТ Р ИСО 45000, ГОСТ РВ 15.002, ISO/TS 22163 (IRIS); 3 – регламентация корпоративных стандартов для выстраивания управленческой вертикали от ГК «Ростех» до линейных предприятий отрасли, входящих в состав субхолдингов.Процесса нет.В рамках процесса управления ВНМД осуществляется: Планирование разработки актуализации. Основой для включения в план служат: а) результаты экспресс-анализа, который проводит ООБПиС на предмет: — неактуальной внешней ссылочной документации; — наличия более 5-ти внесённых изменений, утверждённых распорядительными документами;-  ВНМД, находящихся в опытной эксплуатации; — ВНМД, которые были разработаны более 5 (пяти) лет назад. б) планы корректирующих мероприятий по результатам внутреннего аудита;в) инициативы подразделений о разработке/пересмотре своих ВНМД и ВНМД смежных подразделений.2) Ежемесячный анализ текущих метрик по процессуа) изменение фонда ВНМД (количество документов в фонде + прирост), в т.ч. в разрезе видов ВНМД и Обществ-разработчиков;б) количество ВНМД, прошедших верификацию за месяц:- абсолютное за месяц;- медиана в месяц по году. в) в планах отслеживать и сроки, но это станет возможным только после перехода на 1С-ДО в конце 2022 года.
2Разработка/корректировка ВНМДРазработка и корректировка ВНМД осуществляется владельцем процесса. После разработки ВНМД проходит процедуру согласования, утвержденную в компанииДля всех контуров содержательная часть разработки сходна, а вот инициирующие события, периодичность исполнения и порядок рассмотрения и согласования документов сильно различаются. Где-то согласование идёт по вертикали до ГК «Ростех», где-то к согласующим добавляется МО РФ.В команду разработки входили: технический директор (т.к. начал работу с нуля и знал особенности всех направлений), начальник отдела по качеству и совершенствованию процессов, руководители подразделений через который проходил процесс. Затем подключалась я, и согласовывался окончательный вариант процесса. Процессы рисовались в нотациях блок-схема, процессные дорожки, для поиска потерь рисовали КПСЦ.Все ВНМД разработчик готовит самостоятельно на основе действующих форм. Регламенты процессов часто (но не всегда) разрабатываются на основе модели. Для этого подразделение подает заявку в ООБПиС на обследование процесса и разработку модели. После разработки и согласования процессной модели, разработчику выгружается шаблон регламента из BS, который он наполняет подробным описанием с помощью Word. После разработки РГ запускается на согласование.
3Ввод ВНМД в действиеПрисвоение нумерации осуществляется по правилам, утвержденным в компании. Все ВНМД вводятся приказом генерального директора и доводятся до персонала под росписьСпецифика появляется в том, что многие документы, вводимые в действие в головной организации, тянут за собой корпоративные процедуры ДЗО. Конец процесса наступает только после консолидации сообщений от всех дочерних обществ о релевантном изменении НМД на нижнем уровне корпоративного управления.После того, как процесс согласовывался, он размещался на портале в процессном блоке, его мог посмотреть любой сотрудник компании. В официальных новостях компании сообщалось о размещении новых процессов.Все ВНМД утверждаются приказами. Утвержденные приказы рассылаются по почте всем сотрудникам организации. Раз в месяц формируется и рассылается по электронной почте дайджест с перечнем новых ВНМД, измененных, отмененных.
4Размещение ВНМД в архиве, на портале и уведомление о статусеРазмещение ВНМД осуществляется на внутреннем портале СМК компании, с использованием Business StudioПроцесс есть, но только для выборочного набора документов, связанных с взаимодействием с внешними контрагентами, а также для документов корпоративного контура, обязательных для исполнения в ДЗО.Процессы, размещенные на портале, считались действующими.ВНМД размещаются в корпоративной библиотеке документов, созданной на безе СУНТД WikiOil Техэксперт. Система позволяет вести версионность документов, сравнивать редакции, связывать все внутренние и внешние ВНМД с помощью ссылок.
5Выдача учтенных копий ВНМДПроцесс отсутствуетПроцесс есть, но реализуется только для технологической документации на уровне отдельного предприятия.Процесса нет, т.к. все процессы в доступе на портале.Копию ВНМД можно получить, распечатав ее из системы Техэксперт. При этом система зафиксирует номер копии и учетную запись пользователя, под которой она сделана, а также дату и время.
6Контроль необходимости актуализации ВНМДВ компании реализован процесс планового пересмотра ВНМД. План составляется на год и утверждается Директором по качествуДля каждого контура протекает независимо – если для корпоративных процедур основой является процесс отслеживания изменений в законодательстве или в НМД ГК «Ростех», то для технологического уровня это будет либо анализ опыта эксплуатации изделий, либо анализ рекламаций.Процессы автоматизировались в собственной BPMS. Для процессов на этапе разработки создавались показатели, по ним собирались статистические данные, анализировались с помощью карт Шухарта, устранялись особые точки, определялись нормативы на выполнение этапов, отслеживались с помощью системы уведомлений.Планирование необходимости актуализации происходит в период подготовки плана разработки/актуализации (описание в процессе Управление).
7Отмена ВНМДРешение об  отмене ВНМД принимается в ходе пересмотра регламентов, по решению владельца или иным способом, утверждается приказом генерального директораОтмена – действие, применяемое только к НМД, которое противоречит законодательству. Запускается Ad hoc. Проходит как одно из ветвлений процесса мониторинга изменений в законодательстве и обязательно сопровождается запуском либо актуализации, либо разработки НМД. Собственного регламента и модели процесса не имеет.Процесса нет.Отмена ВНМД происходит по описанной в данной статье процедуре. Информация об отмене ВНМД отражается в СУНТД WikiOil Техэксперт.
8Анализ использования ВНМДВ компании ведется статистика по количеству изменений в ВНМД. Анализ работы сотрудников с текстами документов на портале не проводится в силу отсутствия технической возможностиНет процесса. Для корпоративного контура есть процедура анализа актуальности НМД.Анализировалась информация просмотра документов в процессном блоке на портале. Это можно было выполнить в разрезе сотрудников.Процесс отсутствует
9Обучение и аттестация по ВНМДВ компании реализован процесс ознакомления с изменениями, обучением и проверки знаний ВНМД. База вопросов хранится в Business Studio, там же формируются тесты для сотрудников. Тестирование проходит в сторонней системе, предназначенной для этих целей.Как регулярный процесс представлено в технологическом контуре и контуре корпоративного управления, однако процесс не формализован.При вводе нового процесса проводилась презентация для сотрудников, задействованных в процессах. Давались задачки на понимание. Аттестации регулярной не было.Единого процесса нет. Обучение по ВНМД проводится подразделениями самостоятельно либо в формате вебинаров, либо с использованием электронных курсов. Изучение требований ВНМД, которые являются частью модели компетенций, производится сотрудниками самостоятельно в период пред-вахтового тестирования, либо в период проведения оценки компетенций.
10Контроль исполнения ВНМД  руководителямиКонтроль исполнения ВНМД реализуется руководителями через применение чек-листовПроцесс описан и активно используется только для контура управления СМК.Контроль процессов осуществлялся автоматизировано на основе показателей и созданной системы уведомлений, сообщающей о сбоях в процессах. Работа руководителей оценивалась по тому, как они отрабатывали эти уведомления.Процесс не формализован. Контроль за исполнением ВНМД осуществляется каждым руководителем самостоятельно. Не исключено, что в некоторых подразделениях контроль не осуществляется в принципе

«Процесс управления системой ВНМД играет важнейшую роль в компании, являясь основой для всей системы стандартизации. Важно, чтобы этот процесс был единым для всех подразделений, устанавливая стандарт во всей организации. Кроме этого, важно органически соединить процессы управления ВНМД и системой управления документами оперативного действия – приказами, распоряжениями и т.д., для того, чтобы требования одних нормативных актов не входило в противоречие с требованиями других. Отсутствие реализации любого из вышеуказанных процессов в рамках системы управления ВНМД сильно снижает результативность всей системы и повышает риски в тех областях, где имеются недостающие элементы».
Андрей Краснобаев

«Если посмотреть в общем, то данный Фреймворк действительно имеет практическое применение. Многие методологические аспекты нашего процесса были взяты из первой книги В.В. Репина «Бизнес по правилам…». И сейчас, спустя годы, они продолжают успешно работать. Если уходить в детали, то в каждой компании тот или иной представленный процесс может работать несколько иначе. На это оказывают влияние применяемые информационные системы, сложившиеся практики работы с документами, этап развития, территориальная разрозненность подразделений и даже особенности корпоративной культуры организации».
Юрий Федосеев

«В связи с тем, что компания сервисная, с разъездным персоналом по всей территории России, старались автоматизировать процессы, а стандартизацию контролировать через систему показателей и уведомлений о сбоях в процессах».
Наталья Косарева

Выводы

В статье представлен Фреймворк Системы стандартизации бизнес-процессов компании (ССБП). Это часть общей Системы управления бизнес-процессами (СУБП).
Использовать представленный в статье материал вы можете следующим образом:

  1. сравнить существующие у вас процессы и решения с представленными во Фреймворке;
  2. найти отличия (то есть провести так называемый «маппинг»);
  3. дополнить/скорректировать вашу модель работы с ВНМД;

Главное – необходимо рассматривать управление ВНМД в рамках всего жизненного цикла регламентирующих документов. Тогда ваша модель будет полной.
Еще одним важнейшим требованием является регулярный анализ актуальности, практической полезности ВНМД, оценка эффекта от их внедрения и использования.
Успехов в стандартизации бизнес-процессов вашей компании!

В.В. Репин,
к.т.н., доцент, консультант по управлению, Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент», член ABPMP Russian Chapter.

Апрель 2022 г.