Бумага или web: будущее регламентации бизнес-процессов в России

В настоящее время в большинстве российских компаний регламентирующие документы принято утверждать и хранить в бумажной форме. При таком подходе к регламентации исключительно сложно оперативно поддерживать актуальность регламентной базы, вносить изменения в связанные между собой документы, уведомлять пользователей об изменениях. Бумажная гора становится все больше. Регламенты быстро устаревают. Сотрудники не исполняют требования и т.п. Использование систем электронного документооборота (СЭД) улучшает ситуацию, но не кардинально. Хранение скан-копий регламентов в виде pdf-файлов не решает задачи быстрой актуализации множества связанных между собой документов.
Если ли выход из данной ситуации? Какие возможности предоставляют современные программные продукты? Что ждет нас в будущем? В статье Владимира Репина предпринята попытка ответить на эти вопросы. Основная идея статьи – использование web-решения в рамках средства моделирования для создания базы знаний по бизнес-процессам в масштабах компании.

Бумажные горы

«Какова трудоемкость описания и регламентации одного бизнес-процесса»? Этот вполне конкретный вопрос часто задают руководители, отвечающие за организационное развитие. Им нужно знать, сколько бизнес-аналитиков привлечь. Очевидно, что нужен какой-то норматив для обоснования численности сотрудников.
Для определения трудоемкости удобно ввести понятие «нормо-процесса». Такой нормо-процесс представляет собой схему на листе формата А4, содержащую от 8 до 12 операций (иногда – больше). Графическое описание нормо-процесса, ввод нужных данных в систему моделирования (текстовое описание операций, описание входов/выходов и событий, формы документов, цели и показатели, методы контроля и т.п.) плюс время на согласование вместе составляют около 4-5 полных рабочих дней работы одного бизнес-аналитика.
Представим себе, что нам нужно полностью регламентировать процессы сбыта крупной компании (3000 человек). Потребуется описать, как минимум, 60-80 нормо-процессов. Такая работа потребует около 400 рабочих дней. Один бизнес-аналитик будет выполнять ее почти 2 года. Очевидно, что нужно выделить больший ресурс. Так обычно и поступают руководители компаний, которые поверили в регламентацию процессов и предприняли активные действия по ихразработке и внедрению. В отдел орг. развития приглашают 4-5 специалистов. Пять специалистов смогут детально описать и регламентировать весь сбыт примерно за 4 месяца. Будет создано большое количество регламентов, которые после утверждения будут доведены до сотрудников сбыта.
Но жизнь не стоит на месте. Внутри и вне компании постоянно все меняется. Необходимо вносить изменения в регламенты, которые уже созданы. Причем изменения в одном регламенте (процессе), как правило, затрагивают и многие другие. Так же возникают изменения в структурных нормативных документах: в должностных инструкциях, положениях о подразделениях. Для поддержки уже существующей регламентной базы необходимо взять еще 2-3 бизнес-аналитиков.Растет бумажная гора регламентов. Растет численность штата бизнес-аналитиков. Растут расходы, а эффективность бизнес-процессов не повышается.
В чем же причина данной проблемы? Что является узким местом? Если бы узким местом было количество бизнес-аналитиков, работающих в компании, то простым увеличением их числа проблема была бы решена. Но это не так. Массив информации по бизнес-процессам становится настолько сложным, что даже 10 человек не могут быстро и эффективно вносить в него изменения. Что же делать? Отказаться от описания и регламентации совсем?! Нет. Надо искать причины проблем в используемой в компании технологии работы с регламентирующими документами. Рассмотрим 3 существующих технологических подхода к регламентации, представленные в следующей таблице.

Таблица 1. Технологии работы с регламентирующими документами.

Технология I. Традиционное решение
Традиционное решение (I) предполагает использование среды моделирования только для описания процессов и выгрузки регламентирующих документов. Выгруженный в файл MS Word регламент может быть отправлен нескольким сотрудникам по e-mail для получения замечаний. Полученные замечания вносятся в среду моделирования. Затем выгружается следующая версия файла с регламентом и так далее. После внесения всех замечаний, распечатывается бумажная версия регламента. Далее на бумажном документе собирают согласующие подписи (т.е. в каком-то смысле дублируют при этом предыдущую работу по согласованию). Обратим внимание на тот факт, что сбор подписей на бумажных оригиналах нормативно-методических документов является неотъемлемой чертой корпоративной культуры большинства российских компаний. Далее документ утверждается и в бумажной форме помещается в архив нормативно-методических документов компании.

Технология II. Использование СЭД
При использовании СЭД ситуация очень похожа на предыдущую. Разница в том, что согласование проектов регламентов осуществляется в электронной форме в рамках СЭД (система электронного документооборота). Утверждается регламент так же в СЭД, в т.ч. с использованием ЭЦП (электронная цифровая подпись). Далее регламент в электронном виде помещается, например, в защищенное файловое хранилище. Естественно, на каждый регламент есть своя регистрационно-контрольная карточка, показывающая его историю (в т.ч. версии, дату утверждения и проч.). За счет наличия в СЭД развитых средств поиска сотрудники могут достаточно быстро находить нужные им регламенты. Однако, проблема быстрого изменения связанной группы нормативно-методических документов остается неизменной, то есть внедрение СЭД не позволят решить эту проблему.

Технология III. Web-портал
При использовании web-портала среды моделирования ситуация радикально меняется. Во-первых, нет необходимости формировать какие-либо регламентирующие документы в виде файлов MS Word. Вся информация о процессе представлена на web-портале, причем в интерактивном виде: графическая схема, ответственные сотрудники, требования к выполнению процесса, описание используемых ресурсов, цели и показатели и т.п. Все процессы связаны между собой – можно легко перемещаться от одного процесса к другому, просматривать требования к ресурсам и т.д. Согласование требований к процессу может осуществляться прямо на web-портале, причем с использованием ЭЦП (без необходимости установки СЭД).

Согласованная, утвержденная в электронном виде и размещенная на web-портале информация считается нормативной.

Последнее утверждение в корне меняет подход к регламентации бизнес-процессов в компании. Зачем создавать горы бумажных или электронных (в файловых хранилищах СЭД) регламентов? У каждого сотрудника сегодня есть РС, планшет или смартфон. При необходимости, он обращается к web-порталу компании и практически мгновенно находит нужную ему информацию нормативно-методического характера. Такой подход является в достаточной степени революционным. Для его внедрения нужно твердое желание руководства компании. Кроме того, ограничивающим фактором являются возможности среды моделирования. В следующем разделе мы рассмотрим, какие возможности предлагают современные системы моделирования в области создания и использования web-портала.

Сравнительный анализ различных программных продуктов для моделирования бизнес-процессов

Для сравнения мы выбрали лучшие среды моделирования бизнес-процессов: Business Studio 4.0, ARIS 9, Casewise и iGrafx 2013. В следующей таблице 2 представлены их функциональные характеристики с точки зрения работы web-портала.

Таблица 2. Сравнение функциональных возможностей
различных сред моделирования бизнес-процессов в части web-портала.

Направление для сравненияBusiness Studio 4.0ARIS 9CasewiseiGrafx 2013
1Платформа web-порталаMySQL, PHP, поддерживается любой web-сервер  (Apache, IIS, и т.д.)HTML5, Использование IIS, выгрузка данных из MS SQL \ OracleВыгрузка данных из SQL Server. Использование IIS, dll Windows, HTML 5Выгрузка данных из SQL Server. Использование IIS, dll Windows, HTML 5
2Организация прав доступа к информации на web-порталеАвторизация при входе на портал. Использование Active directory или встроенной авторизации. Ролевое и прямое управление правами доступа до уровня отдельного объекта.Авторизация при входе на портал, управление доступом до уровня объекта, Использование Active DirectoryАвторизация при входе на портал. Ролевое управление правами доступа до уровня отдельного объекта..Авторизация при входе на портал. Использование Active directory
3Количество компонент, устанавливаемых для полнофункциональной работы4(Business Studio, Business Studio Portal Server, ,MySQL, Apache)3 (ARIS Connect Server)2 Corporate Modeler + Risk Management2 (iGrafx Process for Enterprise Modeling, iGrafx Process Central)
4Сложность настройкиСреднеСреднеПростоПросто
5Механизм обновления информации на web-порталеПо расписанию автоматически. По команде пользователя: целиком или отдельные страницыАвтоматически, по расписанию, по команде пользователяАвтоматическиАвтоматически
6Скорость обновления всей информации на web-порталеОтносительно медленно*БыстроНе быстроБыстро
7Возможность настройки формата отчетов порталаПолнаяПолнаяНет информацииНет информации
8Интерактивность графических схем бизнес-процессов на web-порталеДаДаДаДа
9Возможность согласования и утверждения требований к процессам на web-порталеНет. Только возможность обмена мнениямиДа, полный цикл согласования и возможность обмена мнениямиДа. Полный цикл согласованияДа. Полный цикл согласования
10Использование ЭЦП для утверждения требований к процессам на web-порталеНетНетНетДа
11Полнотекстовый поиск информации на порталеДаДаДаДа
12Возможность ввода плановых и фактических значений показателей через web-порталДаДаДа В портал встроена система управления рискамиНет информации
13Возможность вывода цифровой информации и графиков по показателям процессовДа. Простой, ограниченный функционалДа, возможность построения отчетов по процессам и внешней информацииТолько в рамках Управления рискамиДа,  качественное решение на уровне  BI  (в версии iGrafx Process Modeler)
14Особенности решенияНаличие персональной web-страницы сотрудникаПоддержка Интерфейса социальных сетей в части разработки и согласования моделейПолнофункциональная web реализация стандартного клиент-серверного решения + web реализация системы управления рисками..Интерактивные графики показателей (в части BI-решения)
15Необходимость дополнительной оплаты web-решенияПриобретается как отдельный модуль BS PortalДаДаВстроено (начиная с версии iGrafx Process for Enterprise Modeling)

* Это компенсируется тем, что еще необновленные страницы обновляются в первую очередь при запросе их пользователем.

Как видно из таблицы 2, современные среды моделирования очень похожи с точки зрения возможностей представления и работы с информацией на web-портале. Однако, есть и различия, которые могут сыграть свою роль при выборе соответствующей системы. Если руководством компании принято решение сделать ставку на безбумажную технологию регламентации процессов на web-портале, то нужно выбирать систему, обеспечивающую наиболее легкую и удобную работу сотрудников организации именно с web-порталом.
Ключевыми требованиями при выборе web-решения могут быть:
• простота и скорость размещения информации на web-портале;
• возможность автоматического обновления информации;
• возможность автоматической интеграции с другими базами данных (учетные системы, ERP) для автоматического вывода на портал информации по плановым и фактическим значениям показателей по бизнес-процессам;
• возможность согласования контента на web-портале с использованием ЭЦП.

Выводы

Современный мир быстро меняется. Эти изменения влияют на организацию очень сильно. Невозможно на долго закрепить регламентами бизнес-процессы, которые должны гибко и оперативно подстраиваться под изменяющуюся ситуацию. Российским компаниям еще предстоит переход от бумажной технологии регламентации к простой, удобной и эффективной технологии регламентации деятельности через web-порталы, содержащие знания по выполняемым бизнес-процессам, требования к ресурсам, целям и показателям для управления.

В.В. Репин, к.т.н., доцент, консультант по управлению.

Июнь 2013 г.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *