Внедрение Business Studio 6: создание системных справочников. Часть II
В своей статье ВладимирРепин рассматривает системный подход к моделированию организации в Business Studio 6. Представлено краткое сравнение нотаций VAD и IDEF0 (Часть I). Рассматриваются практические аспекты создания основных справочников Business Studio 6: организационной и ролевой структуры, документов и статусов, программного обеспечения и хранилищ данных. Статья будет полезна для читателей, перед которыми поставлена задача создания и использования процессной модели организации на основе современных подходов.
Справочник организационной и ролевой структуры
На рис. 1 показан справочник организационной и ролевой структуры (в Business Studio 6 он называется «Оргединицы»). Почему этот справочник должен быть частично заполнен в первую очередь? При создании архитектуры бизнес-процессов на схемах верхнего уровня желательно показывать должности владельцев процессов и наименование подразделений – исполнителей. Руководители верхнего уровня при работе с архитектурными схемами всегда хотят видеть эту информацию.
Привязка владельцев процессов к процессам верхнего уровня дает возможность сформировать матрицу ответственности – Business Studio делает это на любую глубину процессного дерева. Матрица ответственности – это важнейший инструмент управления. Потребителями этого документа являются собственники и топ-менеджеры компании.
При переходе на уровень операционных исполняемых бизнес-процессов (модели в нотации BPMN) в Business Studio нужно создавать дорожки на основе должностей или ролей (так же можно использовать программное обеспечение). Если каждый процессный аналитик будет создавать эти должности и роли «на ходу» и как попало, то очень скоро справочник будет представлять из себя информационную помойку. Например, один сотрудник создаст должность «Руководитель отдела продаж», другой – «Начальник Отдела продаж», третий – «Руководитель ОП» и т.д. То же самое касается ролевой структуры. Поэтому лучше всего, когда первичное заполнение справочника «Оргединицы» в части организационной структуры компании выполнит Процессный методолог, с учетом требований и правил, сформулированных в «Соглашении по моделированию» организации. Пример структуры такого документа можно посмотреть здесь.
Елена Захарова, Директор департамента управления бизнес-процессами КОМПАНИИ «ДАИЧИ»: «Мы в своей практике, если цель моделирования – регламентация, стараемся избегать использования дорожек программных продуктов, так как, по нашему мнению, это порождает безответственность. За задачи на дорожке программного продукта никто из участников процесса не хочет отвечать или считают, что за это отвечает ИТ-подразделение. Мы практикуем для задач, выполняемых программным продуктом автоматически, использование типа задачи – сервисная. Размещаем такую задачу на дорожке реального исполнителя, с указанием его должности или роли. Этим мы говорим им, если вы автоматизировали свой процесс, это не снимает с вас ответственности следить за тем, что процесс работает без сбоев, а если, вдруг, такое произошло, ваша ответственность — восстановить работоспособность процесса, в т.ч. с привлечением сотрудников ИТ-подразделения при необходимости».
Роли в процессах и информационных системах (например, в 1С-ДО) могутсоздаваться по ходу проектирования бизнес-процессов компании. Заранее неизвестно, какие именно роли потребуются. Но папки для группировки ролей можно и нужно создать заранее. Правильный подход – создавать папки по названию процессных категорий компании. Но можно и по названию крупных структурных подразделений. Обычно мы используем 2 уровня группировки ролей в виде папок. Натретьем уровне можно создавать сами роли. Кстати, Business Studio позволяет создавать дочерние роли, например, у роли «ИТ-администратор» может быть дочерняя роль «Администратор 1С-ДО» и т.п.
Елена Захарова, Директор департамента управления бизнес-процессами КОМПАНИИ «ДАИЧИ»: «Мы используем подход с созданием папок по названию процессных категорий, такой подход помогает специфицировать роли в привязке к бизнес-процессам. Кроме того, еще один подход, который позволяет не «наплодить» множество одинаковых ролей – использование общих ролей, которые требуются в разных процессах, например, Сотрудник компании, Руководитель подразделения, Сотрудник магазина, Владелец бизнес-процесса, Вышестоящий руководитель и др».
Кроме ролей и должностей, Business Studio 6 позволяет создавать так называемые «Группы оргединиц». В такого рода объекты можно включать любые должности и роли из основного справочника с использованием типа связи «Агрегация». Это очень удобно для моделирования различных коллегиальных органов управления, например: «Процессный комитет», «Правление», «Временная рабочая группа по проекту оптимизации бизнес-процесса» и т.п.
Справочники документов и статусов
На рис. 2 показан справочник «Документы». Его можно разделить на две части. Первая – это типы документов, которые используются при выполнении процессов. Они сгруппированы в папках по названию категорий бизнес-процессов.
Для каждого документа можно указать необходимые реквизиты, например: код и тип документа. Также к каждому документу в справочнике можно привязать соответствующий файл с формой, например, в MS Word.
Создать документы в справочнике может Процессный методолог, проанализировав соответствующую предметную область, например, продажи. Но, как показывает опыт, лучше создавать эти документы по ходу моделирования, придерживаясь определенных правил.
Документы в папках создаются с учетом следующего правила. Документ попадает в папку по названию категории бизнес-процесса в случае, если он: 1) создается соответствующим процессом (подпроцессом); 2) заходит в компанию из внешней среды в этот процесс. При этом, дополнительно можно сделать еще папки для группировки «Внешние документы» и «Внутренние документы», но это несколько усложняет работу со справочником.
Елена Захарова, Директор департамента управления бизнес-процессами КОМПАНИИ «ДАИЧИ»: «Кроме предложенного подхода, есть альтернативный, который используется в некоторых компаниях, группировка документов по видам, например, Акты, Запросы, Договоры, Счета, Отчеты и пр. Данный подход помогает быстро находить нужный документ с структуре и переиспользовать его для разных бизнес-процессов».
Вторая часть справочника «Документы» — это папка «Утвержденные ВНМД». ВНДМ – внутренние нормативно-методические документы – политики, стандарты, регламенты, положения, инструкции и т.д. Частично эти документы могут быть сформированы на основе моделей бизнес-процессов, выгружены из Business Studio, согласованы, утверждены, отсканированы. Все утвержденные и отсканированные ВНМД помещаются в справочник Business Studio.
Анна Сорокина, Начальник отдела Отдел методологии и стандартизации бизнес-процессов АО «Газпромбанк Лизинг»: «В нашей компании мы классифицируем ВНМД на группы в соответствии с бизнес-функциями и размещаем в Business Studio. Карточка поиска позволяет искать документы не только по названию, но и осуществлять поиск по тексту в теле документа. Для каждого ВНМД назначается владелец – Ответственный за ВНМД. Перечень Ответственных за ВНМД также публикуется с помощью Business Studio на внутреннем корпоративном портале. Перечень интерактивный, из него можно открыть любой документ и увидеть всю информацию о нем, а также открыть архивные версии документа».
Возможны различные группировки документов по папкам. Если в вашей организации стандартов немного, то можно не усложнять излишне структуру папок по категориям бизнес-процессов, а сделать папки по видам ВНМД или просто использовать одну папку для всех документов. Если же ВНМД много, то для удобства поиска можно создать развитую структуру папок.
Для каждого утвержденного ВНМД в свойствах на вкладке «Параметры СМК» можно указать: должность разработчика, статус документа, приказ о вводе в действие, ответственного за актуализацию и проч.
Отмечу, что в Business Studio 6 можно создавать иерархическую структуру документов без использования папок. Это может быть удобно, например, для моделирования пакетов документов, которые состоят из нескольких частей.
Кроме того, есть весьма интересная возможность группировать документы с использованием связи «Агрегация». В этом случае, документы продолжают храниться в соответствующих папках по принадлежности, но может быть создан новый документ, к которому, с использованием типа связи «Агрегация», привязаны другие документы. Так можно группировать документы любого типа для различных задач моделирования бизнес-процессов.
Business Studio 6 позволяет создавать новые типы связей для удобной вам группировки объектов. Но для этого уже требуется высокая квалификация администратора системы.
Отмечу, что документы в справочнике мы рассматриваем в широком смысле, например «Карточка контрагента» в 1С или «Запрос клиента через форму сайта» — это тоже документы.
На рис. 3 показан справочник, в котором мы моделируем так называемые статусы документов. Для чего они нужны? При моделировании бизнес-процессов в нотации BPMN важно показывать потоки документов как между задачами процесса, так и при взаимодействии различных процессов по входам и выходам. Для полной картины недостаточно просто использовать документы на схеме, так как непонятно, в какой именно форме они движутся в рамках процесса. Для решения этой задачи мы используем статусы. Подробнее об этом можно прочесть в моей статье.
Для создания статусов используется раздел «Термины» в справочнике «Функциональные объекты». Создавать статусы должен Процессный методолог. Более того, желательно запретить остальным участникам проекта создавать свои статусы. Иначе через какое-то время в справочнике будет много мусора – неадекватно определенных, ненужных для моделирования статусов.
Приведу несколько примеров использования статусов документов:
- «Договор с клиентом», статусы: «Согласован» и «Word»;
- «Бюджет закупки», статусы: «Утвержден» и «Excel»;
- «Приказ», статусы: «Утвержден» и «Бум.»;
- «Контрагент», статусы: «1С-ДО» и «Помечен на удаление»;
- «Заявление на отпуск», статусы: «Шаблон» и «Word».
Елена Захарова, Директор департамента управления бизнес-процессами КОМПАНИИ «ДАИЧИ»: «Мы в своей практике тоже используем статусы документов. Это позволяет уже на модели процесса видеть стадии жизненного цикла документа, в т.ч. в программных продуктах, его форму и др. В структуре справочника группируем статусы по видам статуса — по стадиям жизненного цикла, форме, программному продукту, документу в программном продукте или вне него, если статусы специфичны для конкретного документа. В данном справочнике в отдельной папке таКже могут быть выделены универсальные статусы, которые могут быть использованы для любого документа».
Справочники программных продуктов и хранилищ данных
На рис. 4 показан пример заполнения справочника «Программные продукты».
Можно группировать программное обеспечение с использованием папок, например: «Корпоративное ПО», «Пользовательское ПО» и проч. Процессный методолог совместно с ИТ-службой может заполнить этот справочник в начале проекта. В некоторых компаниях подробно расписывают модули и функции ERP-систем для того, чтобы потом на схемах в нотации BPMN можно было увидеть, какие задачи выполняются с использованием конкретных функций ERP.
Елена Захарова, Директор департамента управления бизнес-процессами КОМПАНИИ «ДАИЧИ»: «Кроме структурирования программных продуктов в справочнике, мы, как правило, расширяем количество атрибутов в карточке программного продукта, дополняя его необходимыми, например, размещая в ней ссылку на паспорт программного продукта, если паспорта, ведутся ИТ-службой на другом ресурсе. Отдельного внимания требует справочник «Категория программного продукта», который определяет классы информационных систем, например, Системы электронного документооборота (СЭД), Планирование ресурсов предприятия (ERP), Управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), Системы автоматизированного проектирования (CAD). Заполняя этот атрибут в карточке программного продукта, в дальнейшем можно проанализировать «парк» используемых программных продуктов по нему и спланировать его оптимизацию или развитие.»
На рис. 5 показан справочник «Базы данных». На схемах в нотации BPMN объект из такого справочника выглядит как бочонок. Для описания процессов удобно интерпретировать эти «базы данных» в широком смысле – как хранилища для документов. Пример:
- Договор в формате MS Word разработан и хранится на компьютере – используется объект «ПК работника».
- Далее договор отправляется по e-mail другому сотруднику – используется объект «Outlook», т.е. файл с договором некоторое время «живет» в Outlook.
- Затем сотрудник загружает договор с 1С-ДО – используется объект «1С-ДО».
- После согласования договор распечатывается, подписывается и потом попадает в архив – используется объект «Бум.архив».
Использование значков «баз данных» на схемах в нотации BPMN позволяет наглядно показывать, как именно, посредством какого хранилища перемещается документ от задачи к задаче и между взаимодействующими бизнес-процессами.
Елена Захарова, Директор департамента управления бизнес-процессами КОМПАНИИ «ДАИЧИ»: «Использование этого справочника целесообразно при принятии решения об использовании его объектов при моделировании процессов и анализе используемых хранилищ информации, в т.ч. с целью их оптимизации и развития. Если такой анализ и оптимизация не предполагается, мы не используем базы данных до момента, когда такие задачи станут актуальны для компании».
Справочники «Информация» мы, как правило, в проектах не используем, поскольку вполне достаточно справочника «Документы». Если посмотреть свойства объектов «Документ» и «Информация» в Business Studio, то видно, что они практически не отличаются. Но при моделировании крайне нежелательно плодить лишние сущности, дублирующие друг друга.
Что касается справочника «Материальные объекты», то он используется весьма редко. Для моделей процессов в нотации BPMN вполне достаточно объектов из справочника «Документы».
Елена Захарова, Директор департамента управления бизнес-процессами КОМПАНИИ «ДАИЧИ»: «Использование справочника Материальные объекты целесообразно, если на моделях процесса вы хотите выделить такие объекты как Товар, Грузовое место и др. в т.ч. с присвоением им статусов, отражающих стадию жизненного цикла такого объекта. В торговых компаниях мы его используем».
Выводы
В статье рассмотрены основные справочники, которые используются на старте проекта внедрения системы управления бизнес-процессами на платформе Business Studio 6.
Ответственным за первичное заведение и последующее поддержание справочников должен быть Процессный методолог (должность или роль).
Елена Захарова, Директор департамента управления бизнес-процессами КОМПАНИИ «ДАИЧИ»: «Абсолютно согласна с автором, что нужно заложить правильную методологию ведения справочной информации, следить за ее исполнением, чтобы справочники не превратились в «помойку». Это важная задача, которая должна быть возложена на процессного методолога, что позволит в том числе сократить время на разработку и изменение бизнес-процессов».
Подвести итог можно следующей фразой:
Порядок в справочниках → порядок в моделях бизнес-процессов → высокое качество моделей → результативный проект.
В.В. Репин,
к.т.н., доцент, консультант по управлению, Генеральный директор КОМПАНИИ «Владимир Репин Менеджмент», член ABPMP Russian Chapter, Процессный методолог проектов «КИС» и «АРС».
Сентябрь 2024 г.