BPM – Business Process Management, как совокупность принципов, методов, инструментов и компетенций в настоящему времени уже стал вполне сложившимся, зрелым. Для первичного знакомства с ним можно обратиться к русскому переводу книги «BPM CBOK 4.0: Свод знаний по управлению бизнес-процессами».

Как же BPM помогает развивать организацию?

Каждая организация имеет свою, достаточно уникальную бизнес-модель и систему управления, включающую ряд подсистем: система стратегического управления, система маркетинга, система продаж, система закупок, система управления персоналом и так далее. В каждой из них есть свои принципы, методы, ресурсы, а главное, — действующие бизнес-процессы.

Система управления бизнес-процессами (СУБП) является частью общей системы управления. Ее основная цель – помочь руководителям сделать бизнес-процессы компании управляемыми и эффективным (повысить операционную эффективность бизнеса).

Структуру СУБП можно представить себе следующим образом:

1. Архитектура бизнес-процессов.
2. Управление бизнес-процессами по целям и показателям.
3. Система стимулирования руководителей на улучшение бизнес-процессов по КПЭ (KPI).
4. Практика описания и анализа бизнес-процессов.
5. Практика оптимизации бизнес-процессов и внедрения изменений.
6. Автоматизация бизнес-процессов (в BPMS).
7. Стандартизация бизнес-процессов.
8. Контроль и аудит бизнес-процессов.
9. Корпоративная система обучения персонала методам процессного управления.
10. Процессный офис.

Для создания и целенаправленного развития СУБП в организации создается специальное функциональное подразделение — Процессный офис (Business Process Management Center of Excellence — аn internal group within a company, which specializes in BPM and BPMS use and helps the business address enterprise process management and performance issues.).

Многие организации не имеют опыта и внутренних компетенций для создания Процессного офиса, подбора и обучения соответствующего персонала. В современных условиях данную проблему можно решить за счет использования аутсорсинга.

Команда BPM3.RU предлагает вам создать Процессный офис на аутсорсинге.

Преимуществами данного решения являются:

• вы получаете возможность создать СУБП профессионально и за короткий срок;
• вы получаете результат гарантированно высокого качества: методические документы, архитектура бизнес-процессов (в IDEF0), модели бизнес-процессов (в BPMN), аналитика по проблемам их причинам, регламенты выполнения бизнес-процессов, внедренные проекты оптимизации бизнес-процессов в подтвержденным эффектом, ТЗ на автоматизацию, цели и показатели и проч.;
• можно не принимать сотрудников в штат, что снижает транзакционную нагрузку на подразделения по работе с персоналом и бухгалтерию;
• не нужно тратить ресурсы на подбор и обучение персонала — наши сотрудники обладают необходимыми высокими навыками и квалификацией;
• услуга оказывается непрерывно и стабильно, нет понятий «больничный» или «отпуск»;
• возможность использования базы знаний, экспертной поддержки и опыта, накопленных нашей командой (что исключено при найме с рынка труда сотрудников с незначительным опытом работы);
• возможность получить консультации при решении важных вопросов, связанных с развитием бизнеса (в рамках личных консультаций или участия наших экспертов в заседании Совета директоров компании).

Команда BPM3.RU имеет большой опыт по внедрению СУБП, включая построение Процессного офиса.
Особенности оказания услуги:

1. Услуга возможна в двух вариантах:

• полный аутсорсинг Процессного офиса;
• гибридный вариант — эксперт от команды BPM3.RU управляет Процессным офисом, в котором работают бизнес-аналитики вашей компании.

2. Мы предоставляем эксперта (-ов) из нашей команды BPM3.RU на 40-80 часов в месяц, в зависимости от условий Договора. План работы экспертов на месяц согласуется с Заказчиком. В конце месяца Заказчик оплачивает работу экспертов согласно тарифа на основе предоставленного отчета по использованию человеко-часов.

3. Указанное время может быть потрачено:

• на консультации или ненормированные виды работ;
• на нормированные виды работ;
• возможен смешанный вариант.

4. Оплата осуществляется по абонентской схеме. Неизрасходованные человеко-часы на следующий месяц не переносятся.

5. К нормированным видам работ относятся:

• описание бизнес-процессов (на основе понятия «нормо-процесс»);
• разработка регламента выполнения бизнес-процесса;
• разработка положения о подразделении;
• разработка положения, стандарта, политики.

6. Аутсорсинг Процессного офиса возможен при условиях:

• проведения обучения по процессному подходу для менеджмента организации (2 дня);
• наличия (приобретения) заказчиком программного обеспечения Business Studio 6 (от 3 конкурентных лицензий).

7. Срок оказания услуг

• Срок оказания услуги – от 6-ти календарных месяцев.

8. Стоимость услуг

• Стоимость 1-ого человека часа составляет от 4 250 рублей, НДС не облагается (при заказе не менее 40 человеко-часов в месяц).

9. Точную стоимость услуги определяют следующие факторы:

• размер компании;
• структура компании, в т.ч. наличие территориально распределенных подразделений;
• требования, установленные Заказчиком, в т.ч. степень детализации моделей, формат представления результата и прочее.

10. Условия оказания услуг

• услуги оказываются дистанционно (Zoom) и/или очно;
• заключается договор на оказание консультационных услуг (на срок не менее 6 месяцев);
• 100% предоплата за 1-й месяц оказания услуг; далее – оплата ежемесячно по факту оказания услуг на основе подписанных актов приемки-сдачи оказанных услуг.

В индивидуальном порядке может быть рассмотрен вариант работы наших экспертов в штате вашей компании (от ¼ до ½ ставки) по трудовому договору.

При внедрении системы процессного управления периодически возникает необходимость проконсультироваться с опытным методологом, архитектором бизнес-процессов, специалистом по Business Studio и проч.

Вы можете получить экспертно-методическое сопровождение вашего проекта: анализ архитектуры бизнес-процессов, анализ качества графических схем, проектов регламентов, помощь в решении сложных методических вопросов, решении сложных технических задач по использованию Business Studio и другие.

Услуги, как правило, оказываются дистанционно (Zoom). Но, при необходимости, можно очно.

Если ваша компания использует Business Studio, то наши специалисты могут удаленно подключаться к вашей базе данных и выполнять работы непосредственно на вашем сервере.

Среди компаний, которые заключили договор на консультационное сопровождение с нами, такие компании, как: «Русский Свет» , «Иркутская нефтяная компания», «Трансмашхолдинг», «СВЭЛ», «FESCO», «Стиль-Трейд», «Фронтсайд» и другие.

Цели оказания услуг:

• проверка и корректировка архитектуры бизнес-процессов компании;
• контроль качества схем бизнес-процессов в нотациях IDEF0 и BPMN;
• контроль качества регламентов выполнения бизнес-процессов;
• помощь в выборе правильных методических решений по проекту;
• разработка шаблонов отчетов в Business Studio и другие консультации по системе;
• обучение и аттестация персонала по процессному управлению;
• обмен лучшими практиками в области внедрения BPM;
• получение любых других экспертно-методических консультаций.

Результаты оказания услуг, предоставляемые Заказчику:

• изменения в архитектуре и моделях бизнес-процессов компании;
• проверенные документы с комментариями (реестры, схемы бизнес-процессов, проекты регламентов и проч.);
• консультации по Zoom со специалистами;
• ответы на интересующие вас методические вопросы;
• шаблоны отчетов в Business Studio и проч.

Организация взаимодействия при оказании услуг:

• получение заявки на оказание услуг и документов от Заказчика, анализ документов, формулирование замечаний и предложений, отправка Заказчику;
• проведение совещаний со специалистами Заказчика (Zoom, Skype, Teams), обсуждение замечаний, предложений и других вопросов;
• разработка и предоставление Заказчику проектов документов и решений;
• предоставление Заказчику ежемесячного отчета о фактически оказанных услугах.

Срок оказания услуг
Срок оказания услуг – в течение 1-3 дней (в зависимости от сложности задачи) после получения заявки на оказание услуг от Заказчика.

Стоимость услуг

Руководитель проекта, Методолог, Архитектор бизнес-процессов

Ведущий консультант, эксперт по Business Studio

Пример. На проверку качества 3-5 графических схем бизнес-процессов в нотации BPMN (не более 6 нормо-процессов) затрачивается около 1 часа рабочего времени Исполнителя.

Условия оказания услуг

• услуги оказываются дистанционно (Zoom);
• заключается договор на оказание консультационных услуг на 1 год (3 месяца);
• в договоре фиксируются тарифы, форма заявки на услуги и форма отчетности Исполнителя;
• оплата осуществляется по абонентской схеме, либо по факту оказания услуг ежемесячно.

Данная услуга предназначена для организации, руководитель (собственник) который хотел бы получить быстрые результаты описания, анализа и оптимизации бизнес-процессов в кратчайшие сроки с использованием программного продукта Business Studio.

Проект позволяет получить быстрые результаты (1 месяц):

1. Знания начального уровня у руководителей организации по Системе управления бизнес-процессами и Business Studio.
2. Начальные навыки у руководителей и специалистов по использованию Business Studio для описания, анализа и регламентации бизнес-процессов.
3. Проект архитектуры бизнес-процессов на верхнем уровне.
4. 2 модели «Пилотных» бизнес-процессов «Как есть» и «Как должно быть»;
5. Регламент «Пилотного» бизнес-процесса, автоматически выгруженный из Business Studio.

Ключевой результат оказания услуги — создание у руководителей организации внутренней мотивации активно заниматься описанием, анализом и улучшением своих бизнес-процессов с использованием технологий процессного управления и программного продукта Business Studio (посмотреть отзыв Заказчика).

Услуга включает в себя:

Дополнительно могут быть заказаны и проведены следующие тренинги:

1. «Business Studio 5: моделирование, анализ и регламентация бизнес-процессов».
2. «Разработка шаблонов отчетов в Business Studio. Работа с MetaEdit».
3. «Администрирование Business Studio».

Команда консультантов BPM3.RU накопила большой опыт в области регламентации бизнес-процессов коммерческих и государственных организаций.

Регламентация бизнес-процесса выполняется на основе его графической схемы (схем) в нотации BPMN. Используется программный продукт Business Studio. Готовый регламент предоставляется Заказчику в виде файла MS Word.

Для автоматической выгрузки регламента из Business Studio может быть разработан соответствующий шаблон отчета.

Команда BPM3.RU оказывала услуги по регламентации бизнес-процессов с использованеим Business Studio для таких компаний, как: «Русский Аппетит», «Оптима», «Маревен Фудс», «Татнефть», «Сибпроект», «Tes Logistics », «Роснефть» «ВиАрт», «СО-ЕЭС», «Планета» и многим другим.

Для оценки трудоемкости оказания услуги используется понятие «Нормо-процесс». Один нормо-процесс – это процесс, который:

1. содержит до 12 операций (задач), события и шлюзы, документы;
2. может быть представлен на листе формата А4, и при этом:
3. является визуально наглядным и понятным.

Оценка трудоемкости оказания услуг в нормо-процессах выполняется на основе предоставленных Заказчиком данных.

Результаты оказания услуг, предоставляемые Заказчику:
• графическая схема(ы) бизнес-процесса(ов) в нотации BPMN (в форматах MS Visio и xml Business Studio);
• цели и показатели для управления бизнес-процессом (в рамках регламента);
• контрольные процедуры для управления процессом (в рамках регламента);
• регламент бизнес-процесса в MS Word.

Типовая структура регламента выполнения бизнес-процесса (1-уровневый регламент):

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
   1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ РЕГЛАМЕНТА
   1.2. ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
   1.3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
   1.4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2. ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
3. ЦЕЛИ И ПОКАЗАТЕЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
   3.1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
   3.2. ЦЕЛИ И ПОКАЗАТЕЛИ РАЗВИТИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
4. ГРАФИЧЕСКАЯ СХЕМА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
5. ОПИСАНИЕ ЗАДАЧ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
   5.1. ЗАДАЧА «_»
6. РЕСУРСЫ
   6.1. СОТРУДНИКИ
   6.2. ТЕХНИЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ
7. ДЕЙСТВИЯ В СЛУЧАЕ ОТКЛОНЕНИЙ
8. МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
9. ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ
   9.1. НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА 1
   9.2. НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА …

Типовая структура регламента выполнения бизнес-процесса (2-уровневый регламент):

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
   1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ
   1.2. ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
   1.3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
   1.4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2. ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
   2.1. ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
   2.2. ГРАФИЧЕСКАЯ СХЕМА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
   2.3. ЦЕЛИ И ПОКАЗАТЕЛИ
   2.4. МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
3. ОПИСАНИЕ ПОДПРОЦЕССОВ
   3.1. «_» (НАИМЕНОВАНИЕ ПОДПРОЦЕССА)
   3.1.1. ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ ПОДПРОЦЕССА
   3.1.2. ГРАФИЧЕСКАЯ СХЕМА
   3.1.3. ОПИСАНИЕ ЗАДАЧ
   3.1.4. ЦЕЛИ И ПОКАЗАТЕЛИ
   3.1.5. МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОДПРОЦЕССА
4. ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ
   4.1. «_______» (ПРОЦЕСС)
   4.1.1. НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА 1
   4.1.2. НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА …

Состав услуг:
• обсуждение с Заказчиком и выбор бизнес-процесса (процессов) для описания и регламентации;
• согласование с Заказчиком формы регламента выполнения бизнес-процесса в MS Word;
• анализ внутренних нормативно-методических документов по процессу;
• проведение интервью с исполнителями процесса;
• формирование и согласование графической схемы (схем) бизнес-процесса в нотации BPMN;
• разработка целей и показателей для управление процессом;
• разработка форм рабочих документов по процессу;
• разработка контрольных процедур по процессу (методов контроля процесса);
• формирование проекта регламента выполнения бизнес-процесса;
• презентация Заказчику проекта регламента выполнения бизнес-процесса.

Срок оказания услуги – от 2-х календарных недель с момента подписания Договора сторонами и получения 50% предоплаты.

Стоимость регламентации одного «Нормо-процесса» — 89 тыс. рублей, НДС не облагается. В зависимости от структуры регламента, цена может изменяться по согласованию с Заказчиком.

Условия оказания услуг
• услуги оказываются дистанционно (Zoom) или очно;
• заключается договор на оказание консультационных услуг;
• 50% предоплата;
• окончательный расчет – в течение 3 банковских дней с момента подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг.